Ik dacht dat ik een slechte manager was
Eerlijk gezegd begon ik vorig jaar te twijfelen of management wel iets voor mij was. Mijn team was constant chagrijnig, deadlines werden gemist alsof het een sport was, en ik had geen flauw benul hoe ik dat moest oplossen. Elke maandag begon met nieuwe problemen en tegen vrijdag had ik het gevoel dat ik alleen maar had zitten dweilen met de kraan open. “Je moet gewoon beter organiseren,” zei mijn baas. Heel behulpzaam. Een collega stelde voor dat ik een Orange Belt zou doen en ik dacht: nog zo’n nutteloze cursus waar ze je vertellen wat je al weet. Maar ik was wanhopig genoeg om het te proberen. Best goed dat ik dat deed, want mijn Lean Six Sigma Orange Belt training bij Lean People heeft me letterlijk gered als manager. Ineens had ik tools die echt werkten in plaats van alleen maar mooie theorieën. Nu, een jaar later, draait mijn team als een zonnetje en vraag ik me af waarom ze dit niet gewoon standaard leren aan alle managers.
Stoppen met raden en beginnen met weten
Het gekke is dat ik als manager constant beslissingen moest nemen zonder echt te weten wat er speelde. “Waarom lopen we altijd achter?” “Geen idee, mensen zijn gewoon langzaam.” “Waarom maken we zoveel fouten?” “Pech gehad, gebeurt soms.” Wat een onzin eigenlijk. Orange Belt leerde me dat je gewoon kunt meten wat er mis gaat in plaats van eindeloos te gissen. Mijn team miste voortdurend deadlines en ik was het zat om elke week hetzelfde verhaal te horen over onverwachte problemen. Dus heb ik drie maanden lang bijgehouden waar vertraging precies ontstond. Niet om mensen te straffen, gewoon om te snappen waar het fout ging. Resultaat: negentig procent van onze problemen kwam door onduidelijke instructies van klanten. We hebben toen een checklist gemaakt met vijf vragen die we altijd stellen voordat we beginnen. Vertragingen werden gehalveerd. Simpel, maar ik was er zelf nooit opgekomen zonder die systematische aanpak.
Praten met cijfers in plaats van verhalen
Dit veranderde alles voor mij – leren argumenteren met data. Vroeger ging ik naar mijn baas met: “Het team heeft het zwaar.” Zijn reactie: “Nou ja, dat hoort erbij.” Nu ga ik naar hem toe met: “We besteden veertig procent van onze tijd aan herhaalwerk dat we kunnen automatiseren. Hier zijn de cijfers en dit is mijn voorstel.” Heel ander gesprek. Hij luistert nu omdat ik concrete dingen heb om over te praten in plaats van vage klachten. Naar beneden toe werkt het ook beter. Mijn team was eerst niet blij met nieuwe procedures tot ik liet zien dat we gemiddeld anderhalf uur per dag kwijt waren aan zoeken naar spullen. Toen begrepen ze waarom we dingen anders gingen doen. Mensen zijn veel coöperatiever als ze snappen waarom iets nodig is. In onze onderneming worden managers die met cijfers komen veel serieuzer genomen dan managers die alleen maar meningen hebben. Logisch eigenlijk.
Mijn team weet meer dan ik dacht
Hier werd ik echt nederig van – ontdekken hoeveel goede ideeën mijn mensen hadden waar ik nooit naar had geluisterd. Ik dacht altijd dat ik als manager de oplossingen moest bedenken. Orange Belt leerde me dat de beste verbeteringen vaak van de werkvloer komen. Ik ben maandelijkse sessies begonnen waar we samen naar één irritant proces kijken. Niet ik die vertelt hoe het moet, maar zij die voorstellen wat beter kan. Vorige maand stelde iemand voor om twee goedkeuringsstappen samen te voegen omdat die toch altijd hetzelfde resultaat hadden. Scheelt ons drie dagen per aanvraag. Waarom had ik daar nooit aan gedacht? Omdat ik die stappen niet zelf deed natuurlijk. Nu vragen mensen me regelmatig of we dit of dat kunnen verbeteren in plaats van alleen maar klagen dat het niet werkt. Ze voelen zich meer eigenaar van hun werk en ik hoef niet meer alle oplossingen zelf te verzinnen. Win-win.
Projecten runnen zonder gek te worden
Vroeger kreeg ik een project en dacht ik: shit, daar gaat weer al mijn vrije tijd. Nu weet ik hoe ik het slim aanpak zodat andere mensen het echte werk doen. Niet omdat ik lui ben, maar omdat ik geleerd heb dat delegeren met structuur veel beter werkt dan alles zelf doen. Mijn laatste project was het verbeteren van onze klachtenafhandeling. In plaats van zelf alles uit te zoeken, gaf ik verschillende mensen verschillende stukjes: één meet de huidige situatie, ander belt klanten om hun ervaring te vragen, weer iemand anders kijkt wat concurrenten doen. Ik coördineer alleen en zorg dat alle puzzelstukjes bij elkaar komen. Resultaat: veel beter project omdat mensen hun eigen expertise inbrengen, en ik heb nog tijd voor mijn gewone werk. Plus iedereen heeft nieuwe skills geleerd die ze bij andere klussen kunnen gebruiken.
Mensen overtuigen met logica in plaats van autoriteit
Het lastigste aan manager zijn vond ik altijd veranderingen doorvoeren waar mensen niet op zitten te wachten. “Doe dit maar gewoon omdat ik het zeg” werkt een tijdje, maar maakt mensen niet blij. Orange Belt leerde me dat weerstand meestal komt omdat mensen niet snappen waarom iets moet. We moesten een nieuw systeem voor timeregistratie invoeren en iedereen was er pissig over. In plaats van het gewoon opleggen heb ik eerst laten zien hoeveel tijd we kwijt waren aan het oude systeem – gemiddeld een uur per week per persoon aan dubbelwerk en correcties. En dat het nieuwe systeem die tijd zou halveren. Ineens waren mensen veel enthousiaster. Ze begrepen dat het niet zomaar een gril was maar een echte verbetering. Mensen zijn meestal best redelijk als je ze uitlegt waarom iets nodig is in plaats van gewoon te zeggen dat het moet.
Het loont echt om te investeren
Ik ga niet liegen – Orange Belt kost behoorlijk wat tijd. Twee weken training plus een project van maanden erbij. Als drukke manager denk je: waar haal ik die tijd vandaan? Maar het is een van de beste investeringen die ik ooit heb gedaan. Ik werk nu slimmer in plaats van harder, mijn team is veel tevredener, en ik heb het gevoel dat ik eindelijk weet wat ik doe als manager. Mijn baas vraagt me nu om advies bij zijn problemen omdat hij ziet dat mijn aanpak werkt. Andere afdelingshoofden willen weten hoe ik mijn resultaten behaal. Best lekker voor het ego, maar belangrijker is dat het werk gewoon veel leuker werd. In plaats van constant problemen oplossen kun je ze voorkomen. In plaats van raden kun je weten. In plaats van hopen dat het goed gaat kun je meten of het goed gaat. Lean Six Sigma Orange Belt training heeft me van een frustreerde manager gemaakt tot iemand die zijn vak echt snapt. Als je twijfelt – doe het. Je zult er geen spijt van krijgen.
